Introduzione innovativa di 1500 computer portatili presso BDO Svizzera

"Lavoro nel reparto IT di BDO Svizzera da 25 anni e mai un rollout ha funzionato così bene come quello attuale", afferma soddisfatto Stefan Glauser, IT project manager di BDO. Tutti i dipendenti della società di revisione e fiduciaria lavorano con un hardware uniforme da circa 10 anni. All'epoca, ricorda Glauser, il team IT passava giorni e notti a configurare più di 1.000 nuovi client, a portarli nelle varie sedi e a metterli in funzione - un processo estremamente complesso e dispendioso in termini di tempo.

Anche l'ultimo rollout di nuovi clienti, quattro anni fa, ha richiesto una grande quantità di manodopera da parte del reparto IT. "Da allora abbiamo cercato soluzioni per rendere questo processo più semplice ed efficiente", spiega Glauser. Per l'attuale sostituzione dei circa 1.500 laptop, il team IT di BDO ha quindi sviluppato, insieme a CBA Computer Broker AG, una soluzione che si differenzia dalla procedura precedente per diversi aspetti.

L'attuale rollout è iniziato nel dicembre 2022. L'intero processo logistico - il disimballaggio e il reimballaggio dei nuovi dispositivi, l'elaborazione dell'ordine e la consegna dei nuovi dispositivi ai dipendenti, la restituzione, la cancellazione certificata e la pulizia dei dispositivi usati e, se necessario, la restituzione dei dispositivi usati ai dipendenti - è stato preso in carico da CBA Computer Broker AG.

Il cosiddetto staging, ossia l'impostazione dei nuovi dispositivi e il trasferimento dei dati, non è più stato effettuato a livello centrale dal team IT di BDO: grazie a soluzioni software come Microsoft Intune e Autopilot, e con l'aiuto di semplici istruzioni, i collaboratori hanno svolto questo processo autonomamente, nel comfort del proprio ufficio o della propria abitazione, continuando a lavorare con i dispositivi precedenti.

Il nuovo rollout ha quindi comportato semplificazioni per il team IT e per i dipendenti, ma ha richiesto una preparazione meticolosa e una revisione approfondita di tutti i processi. Diversi test, anche con il management e il team IT di BDO, hanno rivelato eventuali punti deboli e potenzialità di miglioramento.

Ma il progetto non è stato una novità solo per BDO Svizzera, bensì anche per la CBA Computer Broker AG di Volketswil, come spiega la responsabile del progetto Snezana Stojadinovic: "Abbiamo quindi effettuato numerosi test interni. In particolare, abbiamo perfezionato i processi nel magazzino e nella logistica e aumentato l'efficienza.

Anche i dipendenti hanno ricevuto una formazione speciale. La gestione del personale è stata una sfida particolare: dovevamo essere in grado di chiamare in modo flessibile altri dipendenti quando c'era un grande volume di ordini".

In effetti, CBA si è occupata di un'ampia gamma di attività sia prima che durante il roll-out, per garantire la massima efficienza e qualità dei processi. Prima dell'inizio del roll-out, tutti i processi di movimentazione dovevano essere definiti in dettaglio e le relative fasi di lavoro dovevano essere pianificate o programmate internamente. In questo modo, il processo di ordinazione di BDO è stato integrato nei processi interni di CBA.

La creazione di etichette ed elenchi generali e l'inventario sono stati automatizzati e un sistema di tracciamento per tutti i dipendenti BDO ha fornito in qualsiasi momento informazioni sui numeri di serie delle apparecchiature, sullo stato e sulle procedure di sollecito. "Abbiamo lavorato molto anche sul controllo qualità", afferma Snezana Stojadinovic. "I project manager di BDO ricevevano costantemente messaggi automatici sullo stato del progetto, sul controllo qualità e sui rapporti generali".

Il roll-out vero e proprio è iniziato con la consegna dei nuovi computer portatili direttamente all'ACB. Il personale della CBA ha ricevuto i nuovi laptop, ha scansionato i numeri di serie, ha controllato che non ci fossero danni da trasporto, li ha conservati in un'area sicura e ha creato un inventario, sempre con un feedback a BDO.

Una volta ricevuto l'ordine, ogni laptop è stato inviato insieme a una guida bilingue per la configurazione e il trasferimento dei dati preparata da BDO, un'etichetta per la restituzione del dispositivo usato e un dolce saluto.

"I dipendenti di BDO hanno effettuato l'ordine per il loro nuovo portatile tramite la nostra intranet. Ogni mattina alle 8, il CBA riceveva un elenco di ordini generato automaticamente. Veniva annotato quale dipendente aveva ordinato quale dispositivo - 13,3 o 16 pollici - e se la persona in questione voleva riacquistare il dispositivo precedente", spiega l'esperto informatico Stefan Glauser.

In questo caso - circa il 40% dei dipendenti ha approfittato di questa offerta - la CBA si è occupata non solo della cancellazione certificata e della pulizia dei portatili, ma anche della spedizione di ritorno ai dipendenti e della fatturazione.

L'ACB ha inoltre fornito assistenza per questi dispositivi ricondizionati, in modo che il team IT di BDO potesse concentrarsi completamente sui nuovi laptop. Anche i dispositivi non riacquistati sono stati certificati dall'ACB, eliminati e ricondizionati per essere rivenduti all'estero o nel negozio per i dipendenti di BDO, gestito dall'ACB.

"Anche con un volume elevato di ordini, siamo riusciti a mantenere i tempi di consegna molto brevi: I dipendenti di BDO hanno dovuto attendere al massimo tre giorni per ricevere il loro nuovo portatile dopo l'ordine. E solo un dispositivo è stato smarrito per posta, ma siamo stati in grado di chiarirlo rapidamente con l'ufficio postale", spiega Stojadinovic, project manager di CBA, con giustificato orgoglio.

Grazie all'efficienza dei processi, 900 computer portatili sono già stati inviati da metà a fine dicembre 2022, altri 400 a gennaio 2023 e altri 200 entro maggio.

"Si tratta di un ottimo avanzamento del progetto, in quanto siamo riusciti a fornire i nuovi dispositivi al 90% dei dipendenti entro tre mesi", afferma soddisfatto Glauser. Grazie al reporting automatizzato di CBA, i responsabili di BDO erano sempre al corrente dell'avanzamento del progetto.

"La comunicazione è avvenuta senza problemi e la collaborazione con CBA è stata molto piacevole", conferma Glauser. "Durante l'ultimo rollout, quattro anni fa, CBA si era già occupata per noi della cancellazione certificata e del remarketing dell'usato. Anche allora eravamo molto soddisfatti della collaborazione. L'attuale rollout è stato una sfida per tutti i soggetti coinvolti, ma insieme abbiamo portato a termine il grande progetto con grande successo".