Innovatives Rollout von 1500 Laptops bei BDO Schweiz

«Ich arbeite seit 25 Jahren in der Informatikabteilung von BDO Schweiz – und noch nie hat ein Rollout so reibungslos funktioniert wie das aktuelle», freut sich Stefan Glauser, IT-Projektleiter bei BDO. Bereits seit rund 10 Jahren arbeiten alle Mitarbeitenden des Wirtschaftsprüfungs- und Treuhandunternehmens mit einheitlicher Hardware. Damals, so erinnert sich Glauser, habe das Informatikteam in tage- und nächtelanger Arbeit mehr als 1000 neue Clients aufgesetzt, zu den verschiedenen Standorten gebracht und dort in Betrieb genommen – ein enorm aufwändiger und zeitraubender Prozess.

Auch das letzte Rollout neuer Clients vor vier Jahren bedingte einen grossen personellen Einsatz seitens der IT-Abteilung. «Seither haben wir nach Lösungen gesucht, diesen Prozess einfacher und effizienter zu gestalten», erklärt Glauser. Für den aktuellen Ersatz der mittlerweile rund 1500 Laptops hat das IT-Team von BDO deshalb zusammen mit der CBA Computer Broker AG eine Lösung entwickelt, die sich in verschiedener Hinsicht vom bisherigen Vorgehen unterscheidet.

Das aktuelle Rollout startete im Dezember 2022. Der gesamte Prozess der Logistik – das Un- und Repacking der neuen Geräte, die Bestellabwicklung und Auslieferung der neuen Geräte an die Mitarbeitenden, die Rücknahme, zertifizierte Löschung und Reinigung der gebrauchten Geräte sowie allenfalls der Rückversand der gebrauchten Geräte an die Mitarbeitenden – wurde von der CBA Computer Broker AG übernommen.

Das so genannte Staging – also das Aufsetzen der neuen Geräte und die Datenübertragung – erfolgte nicht mehr zentral durch das IT-Team von BDO: Vielmehr erledigten die Mitarbeitenden diesen Prozess dank Softwarelösungen wie Microsoft Intune und Autopilot sowie anhand einfacher Anleitungen selbst, ganz bequem im Büro oder zuhause, während sie mit ihren bisherigen Geräten weiterarbeiten konnten.

Das neue Rollout brachte damit Vereinfachungen für das IT-Team und die Mitarbeitenden, erforderte aber eine akribische Vorbereitung und eine eingehende Prüfung aller Prozesse. Mehrere Testläufe, unter anderem mit der Geschäftsleitung und dem IT-Team von BDO, zeigten allfällige Schwachstellen und Verbesserungspotenzial auf.

Doch nicht nur für BDO Schweiz, auch für die in Volketswil ansässige CBA Computer Broker AG war das Projekt ein Novum, wie Projektleiterin Snezana Stojadinovic erklärt: «Auch wir führten deshalb intern zahlreiche Testläufe durch. So haben wir insbesondere die Abläufe im Lager und in der Logistik immer weiter verfeinert und die Effizienz gesteigert.

Die Mitarbeitenden haben zudem eine spezielle Schulung erhalten. Eine besondere Herausforderung war das Personalmanagement: Wir mussten bei einem grossen Bestellaufkommen flexibel zusätzliche Mitarbeitende beiziehen können.»

Tatsächlich übernahm die CBA sowohl vor als auch während des Rollouts vielfältige Arbeiten, um möglichst effiziente Abläufe und die Prozessqualität sicher zu stellen. Vor Beginn des Roll-outs galt es, alle Abwicklungsprozesse detailliert zu definieren und die entsprechenden Arbeitsschritte intern zu planen bzw. zu programmieren. So wurde der BDO Bestellprozess in die CBA-internen Abläufe eingebunden.

Die Erstellung von Etiketten und Übersichtslisten sowie die Inventarisierung wurden automatisiert und ein Trackingsystem für alle Mitarbeitenden der BDO gab jederzeit Auskunft über Geräteseriennummern, Status und Mahnwesen. «Viel Arbeit haben wir auch in die Qualitätssicherung gesteckt», so Snezana Stojadinovic. «Die Projektverantwortlichen von BDO erhielten laufend automatisierte Meldungen zum Projektstand, zur Qualitätskontrolle und allgemeine Reports.»

Mit der Lieferung der neuen Laptops direkt zur CBA startete das eigentliche Roll-out. Die CBA-Mitarbeitenden nahmen die neuen Laptops entgegen, scannten die Seriennummern, überprüften diese auf Transportschäden, lagerten sie in einem gesicherten Bereich und erstellten ein Inventar – stets mit Rückmeldung an BDO.

Bei Bestelleingang wurde jeder Laptop zusammen mit einer von BDO erstellten zweisprachigen Anleitung zum Aufsetzen und der Datenübertragung, einer Rücksendeetikette für das gebrauchte Gerät sowie einem süssen Gruss verschickt.

«Die BDO Mitarbeitenden haben die Bestellung für ihren neuen Laptop über unser Intranet getätigt. Jeden Morgen um 8 Uhr hat die CBA eine automatisch generierte Bestellliste erhalten. Darin war vermerkt, welcher Mitarbeitende welches Gerät – 13,3 oder 16 Zoll – bestellt hat und ob die betreffende Person ihr bisheriges Gerät zurückkaufen möchte», erklärt IT-Fachmann Stefan Glauser.

War dies der Fall – rund 40% der Mitarbeitenden nahm dieses Angebot in Anspruch –, übernahm die CBA nicht nur die zertifizierte Löschung und die Reinigung der Laptops, sondern auch den Rückversand an die Mitarbeitenden und die Rechnungsstellung.

Auch den Support für diese aufbereiteten Geräte leistete die CBA, sodass sich das IT-Team von BDO ganz auf die neuen Laptops konzentrieren konnte. Jene Geräte, die nicht zurückgekauft wurden, wurden von der CBA ebenfalls zertifiziert gelöscht und für den Wiederverkauf im Ausland oder im Mitarbeitenden-Shop von BDO, der von der CBA betrieben wird, aufbereitet.

«Selbst bei einem hohen Bestellaufkommen ist es uns gelungen, die Lieferzeiten sehr kurz zu halten: Die Mitarbeitenden von BDO mussten nach der Bestellung maximal drei Tage auf ihren neuen Laptop warten. Und nur ein einziges Gerät ging auf dem Postweg verloren, was wir aber mit der Post rasch klären konnten», erklärt CBA-Projektleiterin Stojadinovic mit berechtigtem Stolz.

Dank der effizienten Prozesse konnten so von Mitte bis Ende Dezember 2022 bereits 900 Laptops verschickt werden, im Januar 2023 weitere 400 und bis Mai nochmals 200.

«Das ist ein äussert guter Projektfortschritt, konnten wir doch innert drei Monaten 90% aller Mitarbeitenden mit den neuen Geräten bedienen», freut sich Informatiker Glauser. Dank der automatisierten Reportings durch die CBA waren die Verantwortlichen bei BDO jederzeit über den Projektfortschritt im Bilde.

«Die Kommunikation hat reibungslos geklappt und die Zusammenarbeit mit der CBA war sehr angenehm», bestätigt Glauser. «Die CBA hat für uns beim letzten Rolloutvor vor vier Jahren bereits die zertifizierte Löschung und das Remarketing der gebrauchten Geräte übernommen. Schon damals waren wir mit der Zusammenarbeit sehr zufrieden. Das aktuelle Rollout war für alle Beteiligten eine Herausforderung – aber gemeinsam haben wir das Grossprojekt sehr erfolgreich durchgeführt.»