La sostituzione massiva di dispositivi IT è spesso un processo lungo, complesso e impattante. BDO, una delle più importanti società di revisione e consulenza della Svizzera, lo sapeva bene: in passato, il rollout di nuovi client coinvolgeva notti insonni per l’IT, viaggi in ogni sede e settimane di lavoro intensivo. Con l’ultimo progetto, tutto è cambiato.

CBA ha ideato e implementato una logistica innovativa, in cui i nuovi laptop sono stati spediti direttamente agli utenti, già pronti per l’attivazione grazie a strumenti come Microsoft Intune e Autopilot. Con semplici istruzioni bilingui, i collaboratori hanno eseguito autonomamente il trasferimento dei dati, configurando i dispositivi ovunque si trovassero. Questo ha ridotto drasticamente il carico operativo sul team IT interno, trasformando un’attività critica in una routine fluida e prevedibile.

In soli tre mesi, il 90% dei nuovi laptop era già operativo. Un traguardo reso possibile dalla perfetta sinergia tra l’automazione software, la preparazione logistica e l’esperienza di CBA, che ha gestito l’intero ciclo di movimentazione, controllo qualità, inventario e tracking per ogni singolo dispositivo.

Uno dei punti di forza di questo progetto è stato l’inserimento del ricondizionamento certificato come parte integrante del ciclo. Dopo aver ricevuto il nuovo laptop, ogni dipendente ha restituito il dispositivo precedente, che CBA ha preso in carico per cancellazione dati, pulizia e riutilizzo.

La cancellazione è avvenuta attraverso soluzioni certificate come YouWipe, che garantiscono l’eliminazione sicura di tutte le informazioni personali e aziendali. Questo ha permesso di evitare il rischio di data breach, mantenendo elevati standard di sicurezza informatica e conformità normativa.

In molti casi – ben il 40% – i dipendenti hanno scelto di riacquistare il proprio dispositivo ricondizionato, permettendo di estendere la vita utile dell’hardware in modo controllato e responsabile. Per i laptop non riacquistati, CBA ha provveduto al ricondizionamento per la rivendita o alla distribuzione interna attraverso uno shop dedicato ai collaboratori BDO, rafforzando ulteriormente la dimensione circolare dell’intero progetto.

Il successo di un rollout di queste proporzioni dipende dalla precisione operativa. CBA ha implementato un sistema logistico sofisticato: dai controlli di qualità in magazzino, al tracciamento dei numeri di serie, fino alla comunicazione automatizzata con i project manager di BDO. Ogni step era pianificato nei dettagli: creazione etichette, integrazione degli ordini, inventario automatizzato e reportistica in tempo reale.

Il progetto ha richiesto anche una gestione dinamica delle risorse umane: il team CBA è stato formato specificamente per rispondere a picchi di ordini, con la flessibilità necessaria per affrontare volumi anche elevati. Una singola anomalia – un laptop smarrito dal servizio postale – è stata risolta in tempi record, a dimostrazione della solidità del processo.

Inoltre, la possibilità di seguire lo stato di ciascun ordine ha garantito trasparenza totale per l’utente finale, riducendo ansia e incertezze durante la fase di transizione al nuovo hardware.

Il caso BDO dimostra che, con la giusta preparazione e i partner adeguati, anche un’operazione complessa come la sostituzione su larga scala dell’hardware aziendale può trasformarsi in un’occasione per innovare, responsabilizzare e risparmiare.

CBA si è distinta non solo per le sue competenze logistiche e operative, ma anche per la capacità di pensare in ottica di economia circolare, con processi che mettono al centro l’estensione del ciclo di vita dei dispositivi e la massima sicurezza nella gestione dei dati.

Oggi, CBA è un punto di riferimento in Svizzera per tutte le aziende che vogliono ottimizzare la gestione del loro hardware, ridurre gli sprechi e implementare modelli basati sul ricondizionamento responsabile. Il progetto con BDO ne è la dimostrazione più concreta e misurabile.